image

Văn phòng công chứng Ninh Thị Hiền

Trụ sở: 367 - 367A Trường Chinh, Phường 14, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0933 902 088 - Telephone: 028 3812 3399 - Fax : 028 3842 8401

Vai trò của hoạt động công chứng trong tiến trình cải cách tư pháp ở Việt Nam hiện nay

Tóm tắt:

Vai trò chính của Công chứng là hoạt động cung cấp dịch vụ công về tính xác thực và tính hợp pháp cho hợp đồng, giao dịch. Vai trò này đã rất thành công ở nhiều quốc gia thuộc hệ thống công chứng La tinh (the Latin Notary System). Việt Nam tham gia Tổ chức Liên minh Công chứng quốc tế từ năm 2013, nhưng những ưu điểm của hệ thống công chứng La tinh  vẫn chưa thực sự phát huy hiệu quả trong thời gian vừa qua.  Bài viết này tác giả phân tích về bản chất, chức năng và vai trò của hệ thống công chứng La tinh nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho mục tiêu phát triển nghề công chứng là “bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức; đổi mới hoạt động công chứng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và cải cách tư pháp, đưa hoạt động công chứng Việt Nam hội nhập với khu vực và thế giới”[2] trong tiến trình cải cách tư pháp ở Việt Nam hiện nay.

Dẫn nhập:

Theo báo cáo của của Tòa án nhân dân tối cao thì các vụ án mà Tòa án phải thụ lý trong năm 2019 là: 39.587 vụ tranh chấp hợp đồng vay tài sản; Tranh chấp về quyền sử dụng đất 16.812 vụ; Tranh chấp về hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất (QSDĐ) là 10.235 vụ; Tranh chấp đòi đất cho mượn, cho ở nhờ, lấn chiếm là 4.966 vụ. Các vụ án kinh doanh thương mại thụ lý liên quan đến tài chính ngân hàng là 4.696 vụ. Số lượng các loại vụ, việc mà các Toà án phải thụ lý, giải quyết tiếp tục có xu hướng gia tăng với tính chất ngày càng phức tạp[3], số lượng vụ án hình sự về tội "Làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức" ngày càng nhiều[4]. So sánh với một số quốc gia trên thế giới như: Estonia những năm gần đây không có vụ kiện chống lại các công chứng viên (CCV) về bất động sản; Italy xác nhận số vụ kiện ra tòa liên quan đến các CCV “gần bằng 0”; Ủy ban châu Âu về Hiệu quả Tư pháp (European Commission for the Efficiency of Justice (CEPEJ)) báo cáo chỉ 0,003% các vụ việc công chứng liên quan đến bất động sản được đưa ra trước Tòa án mỗi năm; Hàn Quốc báo cáo có từ 1 đến 3 trường hợp chống lại CCV mỗi năm[5].

Để đạt được thành công trong việc phòng ngừa tranh chấp, giữ gìn trật tự và lợi ích công trong lĩnh vực công chứng như các nước nêu trên, có một số câu hỏi chúng ta cần phải tìm hiểu. Thứ nhất, bản chất và chức năng của công chứng là gì? Thứ hai, để thực hiện được chức năng của mình thì CCV có vai trò gì? và CCV thực hiện vai trò đó như thế nào ? Vai trò của Nhà nước trong việc tổ chức cho hoạt động công chứng hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình là gì? Bài viết này tác giả phân tích, so sánh những yếu tố then chốt thông qua việc tham khảo một số kinh nghiệm nước ngoài, nhằm đề xuất những bài học kinh nghiệm trong phạm vi phòng ngừa tranh chấp trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam.

1. Bản chất và chức năng của công chứng

Hiện nay trên thế giới có hai hệ thống công chứng chính đó là: Hệ thống công chứng luật dân sự (Civil Law Notary System) hay còn gọi là hệ thống công chứng La tinh và Hệ thống công chứng thông luật (Common Law Notary System), hệ thống này hoạt động theo luật của các nước thịnh vượng chung, nó cũng được áp dụng ở nhiều tiểu bang của Hoa Kỳ, ngoại trừ một vài tiểu bang trong đó có bang Louisiana. Việt Nam là một trong những quốc gia áp dụng hệ thống công chứng La tinh. Đồng thời Việt Nam cũng là thành viên của Liên Minh công chứng Quốc tế International Union of Notaries (UINL) hiện nay gồm 89 Quốc gia thành viên, trong đó gồm: 22 Quốc gia Thành viên EU[6]; Các nước Đông Âu như Liên Bang Nga, Hy Lạp...  Ở Châu Á có Trung Quốc, Hàn Quốc, Indonesia, Nhật, Việt Nam … Do Việt Nam chọn mô hình công chứng La tinh và gia nhập vào Liên Minh công chứng Quốc tế năm 2013, nên bài viết này tác giả tập trung nghiên cứu về bản chất và chức năng, nhiệm vụ cũng như các thành công mà các nước trong cùng hệ thống công chứng La tinh đi trước đã đạt được nhằm rút ra bài học kinh nghiệm cho Việt Nam.

1.1. Bản chất của công chứng La tinh  

Để tìm hiểu bản chất công chứng La tinh, chúng ta bắt đầu từ nguồn gốc hình thành nghề công chứng trên thế giới. Từ nhiều tài liệu nghiên cứu cho thấy, hoạt động công chứng xuất hiện đầu tiên tại Châu Âu, đặc biệt là tại Pháp vào thế kỷ thứ V từ nguồn gốc của Luật La Mã cổ và định hình vào thế kỷ thứ XII[7]. Theo truyền thống luật La Mã (Roman-law) quyền tư pháp được chia thành hai loại: Quyền tư pháp có tranh chấp (Contentious jurisdiction) và quyền tư pháp không có tranh chấp (non-contentious jurisdiction) hay còn gọi là quyền tư pháp tự nguyện (Voluntary jurisdiction). Quyền tư pháp tranh chấp là quyền tư pháp trong các trường hợp liên quan đến tranh cãi pháp lý sẽ được tòa án mở một phiên tòa để giải quyết xung đột. Ngược lại, quyền tư pháp không có tranh chấp hay tự nguyện là việc thẩm phán giải quyết những vấn đề không có sự tranh chấp giữa các bên[8].

Quyền tư pháp không gây tranh chấp được Tòa án các nước Châu Âu lục địa như Pháp, Anh hay Scotland áp dụng trong thủ tục tố tụng về chứng nhận di chúc, thủ tục phá sản, nuôi con nuôi, giám hộ và thực hiện một số hành vi pháp lý hoặc giao dịch nhất định. Để các giao dịch không có tranh chấp hay do các bên thỏa thuận có hiệu lực thì cần có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền của nhà nước hoặc được thực hiện thêm một số thủ tục hành chính. Do đó, quyền tư pháp không nằm ở bất kỳ sự lựa chọn nào từ phía thẩm phán về việc có thực hiện quyền của mình hay không, mà là xuất phát từ các bên có nhu cầu.

Quyền tư pháp tự nguyện này được giao thoa giữa quyền tư pháp và quyền hành chính kết hợp một chức năng công để giải quyết mối quan hệ được điều chỉnh bằng luật tư. Đây chính là đặc điểm của nhiều hệ thống tư pháp lục địa ngày nay. Để thực hiện quyền tư pháp không có tranh chấp có các thủ tục tố tụng quyền tư pháp không có tranh chấp (non-contentious proceedings)[9], quyền này được thực hiện ở trong phòng mà không cần phải có nơi xét xử. Chức năng của tòa án trong những vấn đề như vậy chỉ giới hạn ở việc xử phạt, phê chuẩn, hợp pháp hóa hoặc cộng tác trong việc tạo ra một hành vi pháp lý hoặc mối quan hệ được các bên chấp nhận theo sự phù hợp của pháp luật, việc này không làm phương hại đến quyền của bên thứ ba nên không cần phải xử lý trước tòa án.

Thủ tục tố tụng quyền tư pháp không có tranh chấp có phần hơi khác nhau giữa các quốc gia Châu Âu nhưng vẫn giữ tính chất xét xử, mặc dù một số việc thực thi quyền tư pháp nhất định là không gây tranh chấp, nhưng nó không có nghĩa là “phi tư pháp”. Các học giả đồng ý rằng các tòa án thực hiện quyền tư pháp không gây tranh chấp thực hiện vai trò giống như các quan chức hoặc cơ quan hành chính.

Vào năm 1791 tất cả các nhà lập pháp tại Pháp đều đồng ý rằng tổ chức mới thực hiện quyền tư pháp không có tranh chấp nên được tách biệt hoàn toàn khỏi quyền tư pháp có tranh chấp. Trong luật pháp của Pháp có bốn loại hành vi xác thực: 1. Lập pháp; 2. Hành chính; 3. Tư pháp hoặc tư pháp có tranh chấp; 4. Thỏa thuận, hoặc tự nguyện, hoặc tư pháp không có tranh chấp, lớp cuối cùng này thuộc về các hành vi của CCV. Năm 1803 Luật về Công chứng được ban hành bởi Napoleon. Sau này tại Đức, Italy nhiều quyền tư pháp không gây tranh chấp đã được giao cho các tòa án địa phương và CCV. Quyền tư pháp mở rộng cho các hành vi và các vấn đề về thừa kế, bổ nhiệm và giám sát người giám hộ, đăng ký bất động sản và các giao dịch khác.

Như vậy công chứng La tinh  có nguồn gốc được tách ra từ quyền tư pháp và có chức năng tư pháp. CCV được xem là một trong những công cụ thiết yếu trong hoạt động quản lý tư pháp[10].

Khi thực hiện hoạt động xác thực, CCV thực hiện quyền tư pháp không có tranh chấp chấp có vai trò như một thẩm phán[11]. Trong thủ tục tố tụng quyền tư pháp không có tranh chấp đòi hỏi thẩm phán phải đóng một vai trò tích cực trong việc phát triển hồ sơ thực tế; tòa án không thể dựa vào một bên bất lợi để giúp định hình các vấn đề. Một học giả người Đức đã mô tả thẩm phán trong những vấn đề không tranh chấp là được hưởng nhiều quyền tự do để thu thập bất kỳ bằng chứng nào. Một học giả người Ý kết luận, các thủ tục tố tụng không có tranh chấp được đánh dấu bởi quyền hạn thẩm tra rộng rãi được ban cho thẩm phán phụ trách vụ án. Những quyền hạn này đảm bảo rằng thẩm phán có toàn quyền quyết định đối với giai đoạn lấy bằng chứng để thực hiện thủ tục công chứng. Tại Italy và một số quốc gia thành viên Châu Âu hành vi công chứng và thẩm quyền của CCV được xác định theo pháp luật và lệnh của tòa án. Với vai trò của một thẩm phán, CCV được trao quyền thực hiện nhiều biện pháp thực thi pháp luật hiệu quả góp phần ngăn chặn tranh chấp xảy ra trong tương lai và vai trò chính của CCV đó là phòng ngừa tranh chấp.

Chức năng tư pháp trong hoạt động xác thực của CCV làm cho hiệu lực thi hành của văn bản công chứng xét về nhiều khía cạnh có giá trị tương tự như một bản án[12]. Xuất phát từ trình tự thực hiện xác thực văn bản công chứng theo thủ tục tố tụng quyền tư pháp không tranh chấp bằng quyền lực công, nên lợi ích công cộng quan trọng nhất được cung cấp bởi nghề CCV La tinh là sự chắc chắn về pháp lý phòng ngừa tranh chấp của văn bản công chứng, nên văn bản công chứng nhận được sự tin tưởng của công chúng. Cũng giống như các quyết định tư pháp, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành trực tiếp. Ví dụ: Tòa án chấp nhận giấy ủy quyền tham gia tố tụng, cơ quan hành chính chấp thuận khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi chủ sở hữu, sử dụng hay đăng ký giao dịch bảo đảm, đồng thời văn bản công chứng có giá trị đối với bên thứ ba.

Công chứng viên thuộc hệ thống công chứng La tinh có quyền thực hiện chức năng thực thi pháp luật (A notary exercises legal enforcement functions). Văn bản công chứng có giá trị thi hành trong trường hợp có tranh chấp mà những tranh chấp này được giới hạn trong các tình huống như xác minh một khoản nợ để trả lại tiền hoặc vật mà cả hai bên không thể tranh chấp về nội dung, nội dung của tài liệu và thỏa thuận đáng lẽ phải được bị đơn tuân thủ, nhưng bị đơn đã không thực hiện hoặc trong trường hợp không thể xuất hiện bên thứ ba nào khác trong quá trình thực thi văn bản công chứng. Điều này thể hiện, văn bản công chứng hoặc tài tài liệu có tính chất xác thực, nghĩa là nó được soạn thảo một cách chính thức bởi một công chức và nó được trang bị với tất cả các thủ tục cần thiết theo yêu cầu về trình tự, thủ tục tố tụng của luật pháp về quyền tư pháp. Trường hợp một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình theo văn bản đã được cơ quan công chứng ban hành có hiệu lực thi hành hợp pháp thì bên kia có thể nộp đơn yêu cầu tòa án có thẩm quyền để yêu cầu được thi hành. Tòa án nơi người nộp đơn phải làm thủ tục thi hành văn bản công chứng mà không cần mở thêm một thủ tục tố tụng xét xử nào khác. Nếu Tòa án phát hiện có sai sót nào đó trong văn bản công chứng thì không cho phép thi hành và thông báo cho Tổ chức hành nghề công chứng về quyết định của mình. Tác giả tìm thấy quy định này tại pháp luật của các quốc gia Trung Quốc[13], Hàn Quốc[14], Nga,  Pháp[15]. Tại một số quốc gia khác như Estonia văn bản công chứng được thi hành trực tiếp bởi thừa phát lại mà không cần chứng minh các tình tiết trong văn bản[16].

Hiện nay, Liên Minh công chứng Quốc tế đang nỗ lực mở rộng giá trị hiệu lực của văn bản công chứng trên phạm vi toàn cầu theo hướng “Các hành vi được công chứng đáp ứng các tiêu chuẩn về công chứng phải được công nhận ở tất cả các Quốc gia và phải có cùng hiệu lực thi hành về quyền và nghĩa vụ giống như ở quốc gia đã thực hiện công chứng”[17].

1.2. Chức năng của hoạt động công chứng

Hoạt động công chứng mang bản chất tư pháp không tranh chấp, là hoạt động mang bản chất của công quyền[18]. “CCV cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội”[19]. Thông qua CCV nhà nước tổ chức cung cấp dịch vụ công trong phạm vi “chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Chức năng xã hội của CCV được nhà nước trao quyền thông qua hành vi ủy nhiệm bằng quyết định bổ nhiệm CCV của cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng quản lý nhà nước.

Chức năng xác thực (the function of authentication) được hiểu là sự bảo đảm cho niềm tin của công chúng (public trust) thuộc về Nhà nước và chỉ có nhà nước mới có thể trao nó cho các cơ quan có thẩm quyền của mình hoặc những người được ủy quyền được phép thực hiện quyền này. Nếu Nhà nước không trao nó, thì không có tính xác thực của người được ủy thác công khai[20]. Đây là lý do mà Quy tắc đạo đức của Tổ chức Công chứng viên Quốc tế quy định rằng “CCV là một Công chức được Nhà nước giao quyền cho phép anh ta thực hiện quyền xác thực cho các tài liệu mà anh ta soạn thảo, để bảo đảm việc lưu trữ, tính có hiệu lực và khả năng thực thi của văn bản công chứng”[21].

Tùy theo cách tổ chức và quản lý xã hội mà mỗi quốc gia trao quyền cho CCV thực hiện hoạt động công chứng trong phạm vi khác nhau. Ví dụ:

Tại Việt Nam, CCV được trao quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, trừ các hợp đồng cho thuê, cho thuê lại QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi QSDĐ nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản (Điều 167 Luật Đất đai năm 2013).

Tại các quốc gia Châu Âu, CCV có thẩm quyền chứng nhận các hợp đồng liên quan đến tài sản, bất động sản, hôn nhân và gia đình và lĩnh vực kinh doanh thương mại, thừa kế[22].

Tại Trung Quốc, CCV được trao quyền giám sát các hợp đồng giữa doanh nghiệp thuộc khối tư nhân với doanh nghiệp nhà nước, nên hợp đồng ký kết giữa hai chủ thể này phải được công chứng chứng nhận nhằm xác định tính hợp pháp của hợp đồng và đảm bảo rằng hợp đồng phù hợp với chính sách của nhà nước. Từ năm 1985 tất cả các hợp đồng liên doanh liên quan đến đối tác nước ngoài đều được công chứng nhằm giúp chính quyền trung ương có thể có số liệu chính xác về sự tăng trưởng đầu tư nước ngoài vào Trung Quốc cho các mục đích hoạch định chính sách[23].

Tại Nga, CCV được thực hiện công việc như: xác thực giao dịch; Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu phần tài sản chung của vợ chồng; áp đặt và dỡ bỏ các lệnh cấm chuyển nhượng tài sản; xác thực các bản sao của tài liệu và các bản trích sao từ văn bản công chứng; chứng nhận tính xác thực của chữ ký trên các tài liệu; chứng nhận tính chính xác của việc dịch các tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác; xác nhận là công dân thực tế còn sống; Xác nhận là công dân đang thực tế ở một nơi nhất định; xác nhận rằng một người được đại diện trên ảnh là công dân; Xác nhận thời điểm xuất trình tài liệu; chuyển đơn của các cá nhân và pháp nhân cho các cá nhân và pháp nhân khác; nhận tiền ký quỹ và chứng khoán; Phản biện các dự luật; Xuất trình séc để thanh toán và xác nhận việc không thanh toán séc; Nhận tài liệu để lưu giữ…

Hoặc tại Pháp, CCV là công chức do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm được Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhiệm vụ công vụ. Để thực hiện sứ mệnh của mình, Nhà nước giao cho CCV một bộ phận của cơ quan quyền lực nhà nước. Hoạt động công chứng bảo đảm cho tính xác thực cho văn bản công chứng, điều này có nghĩa là họ có các đặc quyền thực sự của quyền lực công mà họ nhận được từ Nhà nước. Khi hành nghề công chứng, CCV phải đăng ký chữ ký và tuyên thệ tại Tòa án và phải ký quỹ. Các hành vi xác thực của CCV có tác dụng tương tự như lệnh của tòa án[24]. Mỗi CCV sẽ có một con dấu cụ thể ghi tên CCV và nơi cư trú của mình, con dấu  được thiết kế theo hình thức con dấu của nước Cộng hòa Pháp có chứa tượng nữ thần tự do, mà tất cả các quan chức nhà nước bắt buộc phải sử dụng[25].

Do mang bản chất công quyền thực hiện chức năng tư pháp, ở một số quốc gia CCV cũng được trao quyền thực hiện một số công việc tố tụng mà trước đây thuộc thẩm quyền của tòa án như tống đạt giấy tờ tài liệu của tòa án, cung cấp chứng cứ cho tòa án. Trong phạm vi cung cấp chứng cứ, CCV Nga có quyền lấy lời khai, lập biên bản vụ việc hay ra quyết định giám định[26]. Tại Italy trong trường hợp cần thiết Tòa án có thể điều CCV sang làm một số công việc nhất định[27]. Do đó, những thông tin mà CCV thể hiện trong văn bản công chứng sẽ không tốn quá nhiều thời gian để thực hiện các thủ tục tương tư tại tòa án khi hợp đồng, giao dịch có tranh chấp.

Do CCV có chức năng tư pháp nên hoạt động công chứng mang bản chất độc lập. Sự độc lập yêu cầu CCV phải “Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng”[28]. Khi giải thích pháp luật CCV hoàn toàn vô tư và khách quan, không thiên vị bên nào trong hợp đồng, giao dịch. “CCV là một quan chức độc lập được nhà nước giao chức năng đảm bảo an toàn cho các mối quan hệ pháp lý và ngăn ngừa tranh chấp”[29]. Tính độc lập của CCV là một trong những nguyên tắc cơ bản của Hệ thống công chứng La tinh. “Chức năng công chứng là công khai và do đó, các CCV có thẩm quyền của Nhà nước. Họ thực hiện chức năng của mình một cách khách quan, công bằng và độc lập với  bất kỳ hệ thống phân cấp nào của Nhà nước”[30].

Tổ chức công chứng là tổ chức xác thực được thành lập hợp pháp, phi lợi nhuận, thực hiện chức năng công chứng một cách độc lập và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật[31]. Độc lập của công chứng còn thể hiện trong vai trò xác minh danh tính và tính hợp pháp về thông tin của người yêu cầu công chứng cung cấp cho CCV, việc xác minh này sẽ khó khăn hơn khi người yêu cầu công chứng tự thực hiện. Từ quan điểm này, sự tham gia của CCV viên là nhằm loại bỏ những biến dạng của sự bất cân xứng thông tin, vì mục đích cụ thể là bảo vệ cả hai bên, nhưng trên hết là bảo vệ bên yếu thế hơn. CCV xử lý tất cả các xác minh cần thiết để hành vi có hiệu lực pháp lý và giải thích các nghĩa vụ mà mỗi bên đang thực hiện[32].

Với chức năng tư pháp mang bản chất quyền lực công và độc lập, hoạt động công chứng mang nhiều ý nghĩa và tác động tích cực đến sự phát triển kinh tế xã hội.

1.3. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động công chứng

Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được CCV chứng nhận theo quy định của pháp luật, là tập hợp các bảo đảm về tính xác thực và tính hợp pháp từ nhà nước thông qua sự hiện diện của CCV và người được trao quyền công chứng nhằm tạo ra các các công cụ xác thực (Authentic instrument) mang tính chất chuyển giao quyền sở hữu tài sản, hoặc cá nhân, tổ chức có liên quan thừa nhận quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên đối với hợp đồng, giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp về mặt hình thức mà pháp luật bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Ví dụ: Văn bản cho thuê doanh nghiệp tư nhân, Văn bản thỏa thuận chế độ tài sản vợ chồng hay Văn bản thỏa thuận mang thai hộ vì mục đích nhân đạo…

Việc thực hiện công cụ xác thực này được nhà nước trao cho CCV là chuyên gia nhận được sự tin tưởng của công chúng và nhà nước, kiểm soát cụ thể các thông tin tạo thành một biện pháp thích hợp để đạt được các mục tiêu hoạt động đúng đắn của hệ thống đăng ký đất đai và để đảm bảo tính hợp pháp và chắc chắn pháp lý của các tài liệu được giao kết giữa các cá nhân, pháp nhân. Sự tham gia của CCV là quan trọng và cần thiết. Nó không chỉ giới hạn ở việc xác nhận danh tính của con người và để đảm bảo rằng giao dịch được đề xuất là hợp pháp và nhận được được sự tin tưởng của toàn xã hội. Hoạt động công chứng là nền tảng của sự tin tưởng[33].

Hơn nữa, các hệ thống pháp luật có xu hướng tăng trách nhiệm hình sự trong các trường hợp hành động có gian lận liên quan đến tài liệu công chứng. Mục đích là để khuyến khích tính trung thực của các thông tin hoặc các tuyên bố do các bên cung cấp. Đồng thời có những ràng buộc hướng con người đến việc luôn luôn thực hiện hành vi trung thực. Văn bản công chứng chính là công cụ xác thực cần thiết mang tính chất của tư pháp phòng ngừa (preventive justice). Văn bản công chứng cung cấp một sự tin tưởng ở dạng vật chất[34].

Cựu Bộ trưởng An ninh Nội địa Hoa Kỳ Michael Chertoff đã nhận xét về sự quan trọng của hoạt động công chứng cho rằng[35]: Xã hội thế kỷ 21 biết rằng nếu nó phải tin tưởng những người hoàn toàn xa lạ để thiết lập các mối quan hệ pháp luật thì sự tin tưởng phải có cơ sở vững chắc từ nhà nước. Nó phải là một sự đảm bảo không thể lay chuyển, nó không thể được thực hiện với niềm tin mù quáng. Tài sản quan trọng nhất mà chúng ta phải bảo vệ là kiểm soát danh tính của mình, chúng ta là ai, như thế nào, con người phải xác định chính mình, liệu người khác có được phép giả trang và giả danh họ nhằm gây thiệt hại cho cuộc sống cũng như tài sản của họ hay không.

Với cơ sở lý luận như trên, các quốc gia đã nỗ lực xây dựng các quy trình công chứng về hợp đồng, giao dịch sao cho đảm bảo an toàn và phòng ngừa tranh chấp.

2. Vai trò của công chứng viên

Với chức năng tư pháp, CCV có vai trò cung cấp tính xác thực và tính hợp pháp cho văn bản công chứng, làm cho văn bản công chứng trở thành một công cụ xác thực có giá trị thi hành là giống nhau giữa các quốc gia. Nhưng mỗi quốc gia lại có một chính sách phát triển kinh tế xã hội khác nhau, do đó, phạm vi, lĩnh vực công chứng là có sự khác nhau giữa các quốc gia. Một điểm khác nhau nữa là phương thức thực hiện các quyền này khác nhau sẽ cho ra những kết quả và chất lượng khác nhau của văn bản công chứng.

Hoạt động xác thực của CCV La tinh là hoạt động cung cấp niềm tin và sự tín nhiệm cho xã hội. Niềm tin là huyết mạch của xã hội hiện đại, giữa các quan hệ xã hội và pháp luật ngày càng phức tạp giữa những người xa lạ thì cần một sự chuẩn mực pháp lý để thiết lập niềm tin. Nếu không có chuẩn mực này thì các giao dịch sẽ không chắc chắn, thiếu độ tin cậy và gia tăng nguy cơ gian lận cho các giao dịch. Các chuẩn mực cung cấp cho các bên giao dịch càng nhiều thông tin về nhau càng tốt nhằm đảm bảo rằng các thỏa thuận và lời hứa của các bên được thực hiện một cách đáng tin cậy. Do đó, xã hội ngày nay đã tăng cường sự phụ thuộc vào một quy trình tạo ra sự tự tin và tin tưởng. Quy trình này dựa trên một hệ thống duy trì nguyên tắc pháp luật, duy trì tính toàn vẹn của một thỏa thuận và đảm bảo tính xác thực của giao dịch. Quy trình tất yếu này đang diễn ra và hoạt động tốt, nó được gọi là công chứng và nó phù hợp và quan trọng hơn bao giờ hết[36]. Trong trường hợp hoạt động xác thực tốt, CCV có vai trò như một người gác cổng, người kiểm soát trước chất lượng của các giao dịch. Bằng cách này, các chi phí giao dịch trong trường hợp bị tranh chấp, chẳng hạn như chi phí kiện tụng của các bên liên quan, được giảm hoặc thậm chí loại bỏ hoàn toàn[37]. Niềm tin và sự tín nhiệm này là "một lực lượng mạnh mẽ của nền văn minh và trật tự"[38].

2.1. Vai trò xác thực hợp đồng, giao dịch của công chứng viên

Chức năng của công chứng viên là chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp cho hợp đồng, giao dịch, kết quả của việc xác thực là làm cho văn bản công chứng có hiệu lực thi hành. Để hợp đồng, giao dịch sau khi được công chứng có hiệu lực, giao dịch đó phải đáp ứng các điều kiện: a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập; b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện; c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định, Điều 117 Bộ luật dân sự năm 2015 (BLDS năm 2015).

Liên minh công chứng Quốc tế gợi ý sáu tiêu chuẩn của một văn bản công chứng hay còn gọi là công cụ xác thực (Authentic instrument)[39] gồm : 1) Tính xác thực liên quan đến ngày tháng, chữ ký và nội dung của các hành vi pháp lý và các mối quan hệ pháp lý được ghi nhận trong văn bản công chứng; 2) Văn bản công chứng phải được soạn thảo hay kiểm tra về mặt nội dung bởi một tổ chức hành nghề công chứng hoặc một đại diện của cơ quan công quyền được thành lập hợp pháp để xác lập văn bản công chứng; 3) Văn bản công chứng phải được xác lập theo một trình tự, thủ tục do cơ quan có thẩm quyền quy định trong đó bao gồm thủ tục: xác minh danh tính chủ thể, xác minh đối tượng hợp đồng giao dịch, đảm bảo rằng các bên hoàn toàn đồng ý và hiểu rõ về phạm vi pháp lý và hậu quả của việc giao kết hợp đồng, tính hợp pháp của văn bản công chứng, cung cấp cho các bên tham gia giao dịch đầy đủ thông tin về pháp luật và dễ hiểu nội dung của giao dịch, CCV phải từ chối công chứng nếu văn bản, hợp đồng có nội dung bất hợp pháp và không tin tưởng, CCV hành động độc lập và không thiên vị; 4) Tính xác thực về thời gian công chứng, chữ ký của CCV, tuyên bố của các bên trong văn bản công chứng đã được CCV ghi nhận: 5) Văn bản công chứng phải có tính thường xuyên (Permanence), luôn trong tình trạng dễ dàng truy cập cho người có liên quan và cơ quan có thẩm quyền; 6) Văn bản công chứng phải có tính khả thi trong thực thi, tính chứng minh cũng như tính có hiệu lực trên phạm vi quốc tế.

Pháp luật Việt Nam quy định CCV phải xác nhận những nội dung gồm: thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch, Điều 46 LCC năm 2014.

Như vậy, vai trò của CCV là bảo đảm tính xác thực của các nội dung chính gồm: chủ thể tham gia giao dịch; đối tượng tham gia giao dịch; hành vi giao kết hợp đồng của các chủ thể; nội dung của giao dịch và hình thức của giao dịch.

2.1.1. Xác thực về chủ thể tham gia giao dịch

a) Xác thực chủ thể

Hoạt động xác thực về chủ thể tham gia giao dịch là việc CCV tìm hiểu thông tin nhằm xác định chủ thể là ai, phạm vi thẩm quyền tham gia giao dịch của chủ thể, có chủ thể nào bị ẩn hay không, có trường hợp nào chủ thể bị bỏ sót trong những giao dịch trước hay không. CCV kiểm tra quan hệ nhân thân, xác định tài sản vợ chồng, tài sản thừa kế thông qua hồ sơ hộ tịch, tài sản hộ gia đình … ; kiểm tra thông tin của chủ thể tham gia giao dịch với giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản có phù hợp hay không.

Đối với xác định chủ thể tham gia giao dịch là pháp nhân, CCV tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận doanh nghiệp, điều lệ doanh nghiệp, thẩm quyền người đại diện theo quy định của pháp luật, người có thẩm quyền tham gia giao dịch. CCV kiểm tra danh tính của pháp nhân thông qua luật đã hình thành pháp nhân đó hoặc thông qua thông tin được cung cấp từ cơ quan cấp phép thành lập pháp nhân bao gồm: thông tin người đại diện theo pháp luật, điều lệ của doanh nghiệp... danh tính của bên liên quan, tư cách của họ để yêu cầu công chứng và các quyền mà họ được hưởng theo quy định của pháp luật, các tài liệu được cung cấp có đầy đủ nội dung không, ý nghĩa có rõ ràng không, chữ ký, con dấu có đầy đủ và đúng thẩm quyền ban hành hay không; các tài liệu hỗ trợ có xác thực, hợp pháp và toàn vẹn hay không.

b) Xác thực thông qua hoạt động nhận dạng danh tính chủ thể

Nhận dạng chủ thể là hoạt động xác định danh tính của người có quyền tham gia vào giao dịch[40]. Trong việc xác định chủ thể và kiểm tra danh tính chủ thể,  “CCV không thể bỏ qua yếu tố cộng hưởng khi do CCV thiếu thông tin cần thiết nên không thể thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chính của mình là trợ giúp công dân và pháp nhân”[41]. Có các phương pháp xác định danh tính chủ thể như: phương pháp sinh trắc học (Biometrics authentication); phương pháp nhận diện qua hình ảnh khuôn mặt; phương pháp nhận dạng qua chữ ký, chữ viết; phương pháp sử dụng người làm chứng.

Để đạt được điều này, CCV phải tiếp xúc trực tiếp với người tham gia giao dịch, có thể sử dụng tất cả các phương tiện sẵn có từ giấy tờ tùy thân (căn cước công dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe, thẻ học sinh, thẻ làm việc…), mỗi quốc gia sẽ quy định giấy tờ nào là giấy tờ tùy thân, cho đến các phương tiện nhận dạng điện tử hiện đại hoặc bất kể phương tiện gì giúp cho việc nhận dạng danh tính chủ thể chính xác.

“Một cá nhân sẽ được xác định là ai khi mà Nhà nước nói rằng anh ta là người khi thông tin về họ sẽ được căn cứ vào chứng minh nhân dân/căn cước công dân do Nhà nước cấp”[42]. Xác thực sinh trắc học  là một quá trình bảo mật dựa trên các đặc điểm sinh học duy nhất của một cá nhân. Có thể dễ dàng so sánh các đặc điểm sinh học với các đặc điểm được phép lưu trong cơ sở dữ liệu. Nhà nước phải cung cấp phương tiện chứa nguồn chứng cứ cho CCV xác minh, kiểm tra danh tính của người tham gia giao dịch nhằm phát hiện kịp thời tình trạng gian lận, giả mạo.

Việc nhận dạng cũng có thể được sử dụng bằng phương pháp thông qua người làm chứng. Mỗi quốc gia có quy định riêng về người làm chứng (số người làm chứng, tuổi, mức độ quen biết của người làm chứng với người được làm chứng với CCV). Việc nhận dạng chủ thể thông qua người làm chứng dựa trên cơ sở lý luận là việc CCV sử dụng kiến thức cá nhân cho việc nhận dạng.

Xác minh danh tính thông qua phương tiện điện tử (electronic identification means)  đã được thực hiện ở nhiều quốc gia trên thế giới trong bối cảnh bảo đảm an toàn của các giao dịch điện tử (electronic transactions) hoặc các dịch vụ công trực tuyến như chữ ký điện tử trong các dịch vụ công (Electronic signatures in public services) .

Xác minh danh tính là một trong các quy trình công chứng của hệ thống công chứng La tinh. Để đạt được tính xác thực khi xác định danh tính chủ thể giao dịch mỗi quốc gia có hệ thống quản lý riêng và cung cấp cho các hoạt động thiết yếu của xã hội, như:

Tại Italy đã có cơ sở dữ liệu xác minh danh tính toàn cầu GDC (Global Data Consortium)[43] có độ bao phủ gần 100% dân số trưởng thành, Ngân hàng Thế giới xếp Cơ sở dữ liệu này thứ 97 trong số 189 quốc gia về cơ sở hạ tầng tín dụng, 72% dân số trưởng thành của Ý để xác minh danh tính điện tử tức thì. Nguồn dữ liệu có sẵn để xác minh danh tính người Ý với mô hình Dịch vụ dữ liệu của GDC, tất cả dữ liệu được lưu trữ và duy trì ở Ý tuân theo Bộ luật bảo vệ dữ liệu của quốc gia (the Italian Data Protection Authority), Chỉ thị bảo vệ dữ liệu liên quan và Chỉ thị bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu. Các nguồn là các tập dữ liệu tham chiếu độc lập đủ điều kiện cho các trường hợp sử dụng xác minh danh tính. Thẻ căn cước (Carta D’identita) do Văn phòng Thành phố - Bộ Nội vụ cấp là nguồn nhận dạng chính ở Italy. Thành phần dữ liệu có thể xác minh ở Italy gồm: Số căn cước công dân, địa chỉ, tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại) [44].

Tại Trung Quốc, thẻ căn cước (The Resident ID Card) là một văn bản pháp lý thống nhất do nhà nước ban hành để xác định tình trạng của thường dân. Theo quy định của pháp luật, các mục của thẻ căn cước thường trú bao gồm tên, giới tính, quốc tịch, ngày sinh, địa chỉ nơi thường trú, số thẻ căn cước thường trú, ảnh chủ thẻ, thời hạn hiệu lực và tổ chức đã ký và phát hành thẻ. Số thẻ căn cước thường trú là mã số nhận dạng duy nhất và duy nhất trọn đời, được Bộ Công an tổng hợp thống nhất. Thẻ Căn cước thường trú và mã số nhận dạng chủ yếu được sử dụng để xác định danh tính của công dân, để bảo vệ quyền dân sự hợp pháp và tạo điều kiện cho các hoạt động xã hội của công dân. Hiện nay, có rất nhiều trang web của Trung Quốc tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức xác định danh tính công dân Trung Quốc khi tham gia giao dịch dân sự và các hoạt động xã hội trên phạm vi toàn cầu[45].

Tại Nga, việc CCV kiểm tra, xác minh thông tin trên một trang Web cho hành vi xác thực (authentic act) được xem là một phương tiện chứng minh phải đáp ứng tất cả các yêu cầu về bằng chứng như: tính liên quan, tính dễ chấp nhận, độ tin cậy của mỗi bằng chứng riêng biệt, đầy đủ và sự kết nối lẫn nhau của bằng chứng trong tổng thể thông tin của chúng. Do đó xây dựng quy trình về thủ tục kiểm tra trang web của một CCV phải được pháp luật quy định, vì nó ảnh hưởng tiêu cực đến các tính chất của nó như khả năng chấp nhận và độ tin cậy của văn bản công chứng.

Hệ thống thông tin thống nhất (Unified Information System (UIS) [46] được Điều 34.1 Luật Công chứng Liên bang Nga xác định địa vị tổ chức và pháp lý của một hệ thống thông tin thống nhất về công chứng. Khái niệm về một hệ thống thông tin thống nhất về công chứng được mô tả, có nghĩa là một hệ thống thông tin tự động, thuộc sở hữu của Phòng Công chứng Liên bang và nhằm mục đích tự động hóa toàn diện các quá trình thu thập, xử lý thông tin về hoạt động công chứng và cung cấp tất cả các loại trao đổi thông tin. Quy trình xác minh danh tính được thiết lập bởi  cơ quan An ninh Liên bang Nga (FSB). Các quy định tại Điều 34.4 của Luật Công chứng Liên bang Nga quy định rằng Phòng Công chứng Liên bang cung cấp cho việc sử dụng mạng thông tin và viễn thông Internet, quyền truy cập trực tiếp và miễn phí hàng ngày không giới hạn, số người vào trang Web của Phòng Công chứng Liên bang tại: http://reestr-dover.ru.

Hệ thống USI của Nga thông qua giao tiếp điện tử giữa các bộ phận nhằm cung cấp các dịch vụ, thực hiện các chức năng của nhà nước và thành phố, khi tham gia yêu cầu xác minh hình ảnh điện tử, sử dụng cơ sở hạ tầng cung cấp thông tin, tương tác công nghệ của hệ thống để xác nhận nội dung của tài liệu của công chứng và thực hiện các chức năng của nhà nước và thành phố dưới dạng điện tử. Ban lãnh đạo Cục Thuế Liên bang ủng hộ lĩnh vực hợp tác khi chức năng của CCV được mở rộng để đảm bảo việc xác minh thông tin khi chuyển nhượng cổ phần của pháp nhân tham gia, tăng vốn điều lệ, thay đổi tư cách thành viên kinh doanh. Dịch vụ thuế liên bang cung cấp cho các CCV quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của họ trong sổ đăng ký pháp nhân hợp nhất của nhà nước.

Xác minh danh tính là vai trò quan trọng của nhà nước để bảo đảm trật tự an toàn xã hội, trong đó có bảo đảm an toàn cho hoạt động cung cấp dịch vụ công về công chứng.

2.1.2. Xác thực hành vi giao kết hợp đồng

Một trong những hoạt động quan trọng của CCV là xác thực hành vi giao kết hợp đồng của các bên. CCV có nhiệm vụ kiểm tra năng lực và thẩm quyền của các bên xuất hiện để thực hiện hành vi giao kết hoặc giao dịch được đề cập đến. Người yêu cầu công chứng không chỉ phải có năng lực trí tuệ mà còn phải có năng lực thực hiện hành vi. Trong trường hợp người yêu cầu có khó khăn trong việc thực hiện hành vi thì cần phải có người hỗ trợ hay người làm chứng. Hoặc sự hiện diện của người giám hộ khi người yêu cầu công chứng bị mất năng lực hành vi dân sự…

Do đó, CCV sẽ phải đảm bảo rằng các bên xuất hiện không bị bất kỳ tình trạng hoặc thay đổi năng lực trí tuệ nào khi đưa ra sự đồng ý của mình. Điều này phải được CCV đánh giá khi tiếp xúc trực tiếp với người tham gia giao dịch. Năng lực của các bên chỉ có thể được đánh giá trực tiếp chứ không phải gián tiếp. Hơn nữa, hoạt động này cũng quy định rằng CCV phải đảm bảo rằng ý định của các bên khi có sự hiện diện của mình được thể hiện một cách tự nguyện, không bị ép buộc[47].

Việc nhận dạng phải được nhận dạng trực tiếp, CCV không được ủy quyền cho người khác nhận dạng thay. Đây là một trong những chức năng đặc biệt của CCV mà không có bất kỳ phương tiện nào có thể thay thế được. Cho dù là giao dịch điện tử thì người yêu cầu công chứng cũng phải hiện diện trước CCV. “Từ những ngày đầu tiên của công chứng cho đến ngày nay, vai trò nguyên tắc của CCV là của một bên thứ ba độc lập và phải chứng kiến sự hiện diện của các bên để chắc chắn rằng gian lận sẽ không được thực hiện”[48].

2.1.3. Xác định về đối tượng giao dịch

Tại Ý 70% dân số sở hữu nhà riêng của họ, trung bình các gia đình ở Ý đã đầu tư 162.000 euro vào bất động sản (trong khi tài sản tài chính của họ lên tới khoảng 25.000 euro và các tài sản linh tinh khác là 20.000 euro. Bất động sản đã đóng một vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong nền kinh tế. Do đó, nhu cầu về độ tin cậy và an toàn trong lưu thông bất động sản ngày càng trở nên quan trọng[49]. Từ quan điểm này, các hệ thống pháp luật đảm bảo an toàn nhất trong việc phân bổ và xác định chính xác các quyền tài sản, cũng như giúp việc chuyển giao chúng nhanh chóng, an toàn và hiệu quả là nền tảng tốt nhất cho thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Theo nhà kinh tế học Hernando De Soto cần phải có một hệ thống công khai chính thức để đăng ký các quyền tài sản (public system for registering property rights). Hệ thống này nhất thiết phải được cung cấp trực tiếp bởi nhà nước. Nhà nước có thể thu thuế, phí từ người sử dụng để Nhà nước kiểm soát tài sản tránh những hậu quả tiêu cực cho công dân.

Dưới áp lực của an toàn trong giao dịch truyền thống cũng như giao dịch điện tử, để chỉ việc sử dụng các phương tiện điện tử để thực hiện toàn bộ quá trình chuyển giao (kiểm tra, thiết lập, sửa đổi, đăng ký v.v.) quyền sở hữu đối với tài sản, bao gồm cả việc đăng ký tài sản đó (tức là khả năng thực thi đối với các bên thứ ba). Quá trình này phù hợp khi các cơ quan chính phủ sử dụng công nghệ điện tử tiên tiến để làm cho dịch vụ công của họ hiệu quả hơn, ít tốn kém hơn và đảm bảo kết nối và tương tác ngày càng rộng rãi giữa các cơ sở dữ liệu công cộng khác nhau (chia sẻ thông tin). E-gov có nghĩa là tạo ra các dịch vụ chất lượng cao, có độ tin cậy cao, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. “Việc chia sẻ thông tin về tài sản cho thấy hiện tượng tội phạm hầu như chưa từng thấy ở các nước luật dân sự, ít nhất là trong các lĩnh vực mà CCV tham gia”[50].

Bên cạnh việc sử dụng công nghệ nhiều quốc gia còn sử dụng hình thức xác nhận từ cơ quan quản lý tài sản trước khi công chứng giao dịch như Trung Quốc. Hay tại Pêru khi công chứng giao dịch về bất động sản, yêu cầu có năm người làm chứng trên 25 tuổi ở gần nơi có bất động sản. Hay tại Nga bắt buộc CCV phải ký công chứng tại nơi có bất động sản.  

Bảo đảm tính xác thực về tài sản chủ yếu vẫn từ nhà nước, cung cấp thông tin trực tiếp thông qua hồ sơ địa chính đã được vi tính hóa. Tạo ra các cơ chế thuận tiện cho các bên tham gia giao dịch cũng như CCV trực tiếp kiểm tra bất động sản. Bằng cách nào đó các quốc gia rất nỗ lực cung cấp tính xác thực cho tài sản càng nhiều càng tốt.

2.2. Bảo đảm tính hợp pháp về giao dịch của công chứng viên

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Tính hợp pháp của giao dịch được giới hạn “quyền con người, quyền công dân chỉ có thể bị hạn chế theo quy định của luật trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng”, Khoản 2 Điều 14 Hiến pháp năm 2013. Điều 3 BLDS năm 2015 quy định cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội, thiện chí, trung thực. Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.

Với chức năng bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch CCV phải là người nắm thật tốt các quy định của pháp luật, có thể biết những điều pháp luật cấm, hiểu các phạm trù đạo đức, có khả năng phát hiện các thỏa thuận của người tham gia giao dịch là trái quy định của pháp luật. CCV kiểm tra tính hợp pháp của quan hệ pháp luật trong văn bản công chứng với chính sách pháp luật của nhà nước. Kiểm tra tính phù hợp của quan hệ pháp luật với quy tắc và đạo đức xã hội.

Liên minh quốc tế cho rằng: CCV La tinh có nhiệm vụ cung cấp thông tin và lời khuyên liên quan đến nội dung hợp đồng giao dịch. Kiểm tra ý định của khách hàng, cung cấp hướng dẫn cho khách hàng, đồng thời quan tâm đến lợi ích đối tác của khách hàng và của bên thứ ba. Bằng cách này, CCV La tinh ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn liên quan đến tính bất hợp pháp của giao dịch. CCV kiểm soát việc người bán có quyền bán nhà hay không, có nợ các khoản thế chấp và việc tuân thủ các quy định về môi trường và quy hoạch đô thị….

Bên cạnh việc bảo đảm về ngôn ngữ, hình thức trình bày trong văn bản công chứng cũng được các quốc gia quy định phải theo mẫu ban hành các văn bản hành chính nhà nước, thành phần hồ sơ lưu trữ, thành phần hồ sơ kèm theo văn bản công chứng…

Để bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch, Luật Công chứng Việt Nam quy định trách nhiệm của CCV là “CCV kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch, nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì CCV phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì CCV có quyền từ chối công chứng”, Điều 40 Luật Công chứng năm 2014.

Theo tác giả Tuấn Đạo Thanh “Với tư cách là một công chức, viên chức hay người thi hành công vụ, công chứng viên có trách nhiệm bảo vệ quyền và lợi ích của cộng đồng, của Nhà nước. Với tư cách là một chuyên gia pháp lý, công chứng viên sẽ tiến hành tư vấn, hướng dẫn pháp luật cho các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch khi được yêu cầu. Với tư cách là người làm chứng "ngay thẳng, trung thực", công chứng viên còn là một nhân chứng đáng tin cậy khi xảy ra tranh chấp. Với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ công chứng, công chứng viên sẽ tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch với vai trò là khách hàng của mình”[51].

2.3. Thực hiện một số dịch vụ pháp lý khác của công chứng viên

Bên cạnh việc cung cấp dịch vụ công về công chứng, CCV ở một số quốc gia còn thực hiện một số dịch vụ liên quan đến hoạt động công chứng như:

CCV La tinh được phép tư vấn luật các vấn đề liên quan đến giao dịch được công chứng. Quan điểm cho rằng CCV phải là chuyên gia am hiểu pháp luật, am hiểu lĩnh vực công chứng. Do đó, pháp luật các nước quy định CCV phải có trình độ trên đại học như Nga. Hay tại Hàn Quốc quy định CCV phải là người đã từng làm Luật sư, kiểm sát viên hay thẩm phán từ mười năm trở lên. Với những quy định trên CCV nên được phép tư vấn luật liên quan đến dịch vụ công chứng.

Với chức năng thực thi pháp luật, CCV được phép giữ tiền đặt cọc, thanh toán tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện nghĩa vụ đặt cọc, trả lại tiền cọc, thanh toán tiền mua bán tài sản cho các bên. Tác giả tìm thấy quy định này trong Luật Công chứng của Nga và Hàn Quốc.

Ở một số các quốc gia, nhà nước cho phép CCV tính thuế và nộp thuế cho người yêu cầu công chứng. CCV cũng thực hiện kiểm tra tài chính và có thể khấu trừ số thuế chưa thanh toán từ giá bán giá chuyển nhượng và chuyển khoản tiền này cho cơ quan thuế. Rõ ràng, không chỉ người bán nhà thu lợi nhuận từ những nhiệm vụ này mà nhà nước cũng có lợi từ hoạt động thu hộ thuế của CCV[52].

Ví dụ ở Nga, khi xác nhận các thỏa thuận chuyển nhượng cổ phần, các hợp đồng thế chấp và cầm cố, CCV với tư cách là người nộp đơn thay cho người nộp thuế, đồng thời sẽ nộp các tài liệu về việc thay đổi thông tin có trong sổ đăng ký pháp nhân cho Cơ quan Thuế Liên bang Nga. Trước đây, CCV chỉ chứng nhận tính hợp lệ của chữ ký của những người tham gia giao dịch và chuyển hồ sơ của người nộp đơn cho cơ quan đăng ký. Bây giờ, chế độ một cửa hoạt động và CCV trở thành người duy nhất được nộp hồ đặng ký cho cơ quan có thẩm quyền. Ở cấp độ kỹ thuật, thông tin của Sổ đăng ký pháp nhân thống nhất được nâng cao, phục vụ cả lợi ích công cộng và lợi ích cá nhân[53].

CCV cũng tiến hành đăng ký cập nhật biến động về chuyển nhượng tài sản, lưu trữ các văn bản pháp lý đã được chứng nhận. Việc này giúp các CCV trực tiếp theo dõi toàn bộ quá trình chuyển nhượng tài sản, tránh trường hợp văn bản công chứng bị tòa tuyên vô hiệu do giao dịch giả tạo. Vai trò phòng ngừa đặc trưng này của công chứng được coi là rất quan trọng trong hệ thống công chứng La tinh[54].

Bên cạnh đó, việc CCV được thực hiện các dịch vụ pháp lý khác ngoài dịch vụ cung cấp tính xác thực của văn bản công chứng nhằm tạo điều kiện cho bên tham gia giao dịch dễ dàng lựa chọn sử dụng các quan hệ pháp luật liên quan đến giao dịch về bất động sản.

2.4. Vai trò của nhà nước trong việc đảm bảo chất lượng cho hoạt công chứng

Để đảm bảo cho văn bản công chứng đạt hiệu quả cao, phòng ngừa tranh chấp, có một số nguyên tắc cần phải tuân theo đó là:

Thứ nhất, hoạt động công chứng mang bản chất quyền lực nhà nước, không phải là hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cho tổ chức hành nghề công chứng, do đó sẽ không có quy tắc cạnh tranh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Vì khi có cạnh tranh sẽ xảy ra tình trạng hạ thấp chất lượng của văn bản công chứng từ đó sẽ dẫn đến hạ thấp chất lượng dịch vụ công của nhà nước. Từ đây pháp luật các nước đặt ra yêu cầu về số lượng CCV dựa theo tỷ lệ dân số, các tổ chức hành nghề công chứng bị hạn chế số lượng theo lãnh thổ, như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nga và các quốc gia trong Liên Minh Châu Âu.

Luật Đầu tư năm 2020 của Việt Nam xếp “hành nghề công chứng” thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện là không đúng với các quy định về bảo đảm chất lượng văn bản công chứng của hệ thống công chứng La tinh.

Thứ hai, Văn bản công chứng có giá trị thi hành ngay, đồng thời tính chính xác, tính chuyên nghiệp được đặt lên hàng đầu. Do đó CCV ở các quốc gia đều có những tiêu chuẩn cao nhất định. Như tại Hàn Quốc CCV là những thầm phán, kiểm sát viên, luật sư có trên 10 năm kinh nghiệm đây là nguồn duy nhất của CCV. Tại Nga CCV phải có trình độ sau đại học, khi nhận vai trò là CCV, CCV phải đọc lời tuyên thệ. Tại các nước thuộc khối Liên minh Châu Âu, CCV phải có thêm giấy chứng nhận về đạo đức (Công bằng, trung thực, liêm chính…).

Thư ba, do hoạt động công chứng có chức năng tư pháp, vì vậy, giám sát là một trong những hoạt động của cơ quan nhà nước đối với các tổ chức được trao quyền thực hiện chức năng nhà nước. Nguyên tắc của Liên Minh công chứng quốc tế yêu cầu “Luật pháp của mỗi Quốc gia xác định quy tắc kỷ luật áp dụng cho CCV, những người phải chịu sự giám sát thường xuyên của cơ quan công quyền và cơ quan chuyên môn của họ”[55]. Tại Việt Nam giám sát hoạt động công chứng được trao cho “Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương trong phạm vi kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền; phối hợp với Bộ Tư pháp trong công tác kiểm tra, thanh tra về công chứng”[56]. Tại Italy và một số quốc gia thành viên Châu Âu hành vi công chứng và thẩm quyền của CCV được xác định theo pháp luật, lệnh của tòa án. Do đó, tòa án được trao thẩm quyền giám sát đối với hoạt động của CCV[57] “nhằm phát hiện và có thể áp dụng các biện pháp phạt vi phạm, kỷ luật, nhằm đảm bảo tính công bằng và liêm chính của các CCV trong hệ thống công chứng La tinh”[58].

Thông qua phân tích các đặc điểm của hệ thống công chứng La tinh, chúng ta thấy rằng, hoạt động công chứng là hoạt động mang tính quyền lực nhà nước. CCV thực hiện chức năng tư pháp trong lĩnh vực các bên tham gia giao dịch tự nguyện thỏa thuận, các quan hệ pháp luật không có tranh chấp giúp cho các giao dịch dân sự kinh doanh thương mại và các giao dịch khác được an tòan và có giá trị thi hành ngay. Vai trò của nhà nước là tổ chức tốt cho CCV được thu thập và trao đổi thông tin về danh tính chủ thể và tài sản từ phía nhà nước và các hoạt động khác xuyên suốt một quá trình giao dịch, đó chính là lý do làm cho văn bản công chứng ở các quốc gia mang tính phòng ngừa tranh chấp cao.

3. Bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

Như đã phân tích và thông qua kinh nghiệm của một số quốc gia, tại Việt Nam, Nhà nước đã nhìn nhận chưa đúng chức năng của hoạt động Công chứng. Nhà nước đã xem hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp[59] “là trợ giúp, tạo điều kiện cho hoạt động tư pháp tiến hành thuận lợi, nhanh chóng, chính xác bằng cách cung cấp hồ sơ, chứng cứ, phản biện cho các khâu, đoạn trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử, đồng thời giúp cho các cá nhân công dân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình…Cơ quan tiến hành hoạt động bổ trợ tư pháp thường không mang tính quyền lực nhà nước, không mang tính chất bắt buộc và chỉ có ý nghĩa phụ giúp, hỗ trợ cho hoạt động tư pháp”[60]. Nhà nước chưa tập trung vào hoạt động chính của công chứng viên đó là cung cấp tính xác thực và tính hợp pháp cho văn bản công chứng, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành ngay và là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền chuyển quyền sở hữu về tài sản mà không nhất thiết bằng quyết định của tòa án. Đây chính là nguyên nhân mà hoạt động công chứng chưa có được vị trí phù hợp với vai trò của nó trong bộ máy nhà nước.

Việc đánh giá chưa đúng chức năng vai trò của công chứng dẫn đến Nhà nước chưa có sự quan tâm đúng mức đối với hoạt động công chứng. Nhà nước chưa tạo cơ chế hỗ trợ cho hoạt động công chứng tương xứng với lợi ích và hiệu quả cho xã hội là vô cùng to lớn nếu hoạt động công chứng làm tốt vai trò của mình đúng như hệ thống công chứng La tinh.

Ngày 19/11/2020 Chính Phủ ban hành Nghị quyết số 172/NQ-CP về Chính sách phát triển nghề công chứng với định hướng “Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với nghề công chứng, bảo đảm vai trò định hướng, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ phát triển nghề công chứng; gắn trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương trong việc kiểm soát phát triển tổ chức hành nghề công chứng; chuẩn hóa quy trình, thủ tục công chứng cùng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, tiến tới thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên môi trường điện tử; nâng cao trách nhiệm trong công tác phối hợp của các bộ, ngành với Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng, đặc biệt là trong việc chia sẻ thông tin, liên thông các thủ tục hành chính; đấu tranh phòng chống tội phạm, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp. Phát huy trách nhiệm tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của CCV, nhất là trong việc đấu tranh với các hành vi tiêu cực, vi phạm pháp luật trong hoạt động nghề nghiệp công chứng”[61].

Chính sách này phù hợp với hoạt động công chứng của các quốc gia trong hệ thống công chứng La tinh mà Việt Nam là thành viên, cũng như các quốc gia khác trên thế giới. Thiết nghĩ hoạt động này sẽ được thí điểm tại Tỉnh Hải Dương, Thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh sớm được triển khai nhằm rút ra những kinh nghiệm cần thiết trong tiến trình cải cách thủ tục công chứng, chứng thực.

Nhà nước cần phải nghiên cứu và nhìn nhận công chứng có chức năng tư pháp để từ đó cải thiện thể chế cho tướng xứng với chức năng và vai trò cụ thể như sau: Nhà nước tập trung tổ chức cung cấp thông tin xác thực về chủ thể tham gia giao dịch và đối tượng của giao dịch. Đây là nguồn thông tin độc quyền được thu thập từ Nhà nước, do đó nguồn thông tin này luôn mang tính chính xác và tính xác thực cao tạo nên chất lượng của văn bản công chứng. Vì chất lượng văn bản công chứng phụ thuộc vào chất lượng nguồn thông tin mà văn bản công chứng căn cứ vào đó để lập nên.

Nhà nước phải củng cố chức năng xác thực thông qua sửa đổi bổ sung luật công chứng và một số văn bản liên quan theo hướng hoạt động công chứng mang bản chất công quyền của nhà nước, công chứng có chức năng tư pháp trong phạm vi những thỏa thuận, hành vi pháp lý không có tranh chấp của các cá nhân, pháp nhân và tổ chức khác. Hoạt động công chứng là hoạt động phòng ngừa tranh chấp, hoạt động này nên được mở rộng sang phạm vi kinh doanh thương mại, nhằm tạo ra các thể chế tương đồng như các quốc gia trên thế giới. Có như vậy thì hoạt động công chứng sẽ góp phần thúc đẩy phát triển xã hội, phát triển kinh tế theo một trật tự nhà nước đã hoạch định, tăng cường hiệu quả và phát triển cho đầu tư nước ngoài, phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay. Đây chính là xu hướng mà nhiều nước trên thế giới và Việt Nam đang tập trung cho quá trình cải cách tư pháp của mình.

Nguồn: https://www.vietnamnotary.org/nghien-cuu-trao-doi/vai-tro-cua-hoat-dong-cong-chung-trong-tien-trinh-cai-cach-tu-phap-o-viet-nam-hien-nay

Chia sẻ trên:

Đăng ký theo dõi để nhận được thông tin từ chúng tôi

Đăng ký để có quyền truy cập vào nội dung cao cấp hoặc liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Theo dõi ngay bây giờ