Chứng nhận điều lệ doanh nghiệp
Điều lệ doanh nghiệp là một trong những hồ sơ cần thiết trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm: đăng ký thành lập mới doanh nghiệp và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với các loại hình doanh nghiệp là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên; công ty cổ phần; công ty hợp danh; các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất, và đối với công ty nhận sáp nhập. Bên cạnh đó, trong trường hợp chuyển đổi doanh nghiệp cũng cần phải có điều lệ doanh nghiệp.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005 và các văn bản pháp luật có liên quan, điều lệ doanh nghiệp được xem như bản cam kết hoặc như là một hợp đồng giữa các thành viên sáng lập, các chủ sở hữu doanh nghiệp và các thành viên góp vốn vào doanh nghiệp nhằm xác định cụ thể quyền và nghĩa vụ của các thành viên. Vì thế, điều lệ doanh nghiệp phải bảo đảm các điều kiện có hiệu lực của một hợp đồng như: các thỏa thuận trong điều lệ không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái với đạo đức xã hội. Người tham gia vào bản điều lệ hoàn toàn tự nguyện, và có năng lực hành vi dân sự.
Theo quy định tại Điều 22 của luật doanh nghiệp năm 2005, điều lệ doanh nghiệp bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Ngành, nghề kinh doanh.
- Vốn điều lệ; cách thức tăng và giảm vốn điều lệ.
- Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
- Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần của cổ đông sáng lập, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại đối với công ty cổ phần.
- Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần.
- Cơ cấu tổ chức quản lý.
- Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần.
- Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.
- Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên.
- Những trường hợp thành viên có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần.
- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty.
- Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
- Họ, tên, chữ ký của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu công ty, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
- Các nội dung khác do thành viên, cổ đông thoả thuận nhưng không được trái với quy định của pháp luật.
Với nội dung quan trọng như trên, dưới góc độ cơ cấu tổ chức và phân chia thẩm quyền trong nội bộ doanh nghiệp, thẩm quyền thực hiện các giao dịch với bên thứ ba thì điều lệ doanh nghiệp được xem như văn bản pháp lý cao nhất của doanh nghiệp.
Điều lệ doanh nghiệp phải được lập thành văn bản dưới hình thức bằng văn bản hoặc thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
Điều lệ doanh nghiệp phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi đăng ký mới hoặc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, và phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Hiện nay, khi doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, pháp luật chưa quy định phải nộp kèm bản điều lệ thay đổi, nhưng bắt buộc những nội dung thay đổi liên quan đến điều lệ phải được thể hiện tại Quyết định, biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông và quyết định của chủ sở hữu công ty phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty theo quy định tại Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 về đăng ký doanh nghiệp.
Với sự cần thiết như trên, thì điều lệ doanh nghiệp nên cần phải được sự chứng nhận của các tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của một giao dịch. Bên cạnh đó bản điều lệ được công chứng chứng nhận được xem như là chứng cứ quan trọng để các bên sử dụng khi xảy ra tranh chấp.
Những hồ sơ cần thiết khi yêu cầu Văn phòng công chứng chứng nhận điều lệ doanh nghiệp gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng.
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người tham gia giao dịch.
- Hộ khẩu.
- Đối với tổ chức thì phải có giấy chứng nhận doanh nghiệp, con dấu.
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người có thẩm quyền không trực tiếp ký vào bản điều lệ.
- Quyết định, biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông và quyết định của chủ sở hữu công ty (Trong trường hợp một trong những người tham gia giao dịch là tổ chức hoặc trường hợp sửa đổi bổ sung điều lệ doanh nghiệp).
- Dự thảo điều lệ.
Hiện nay một số tổ chức hành nghề công chứng nhận soạn thảo và chứng nhận điều lệ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Quý vị có thể liên hệ Văn phòng công chứng Bảy Hiền tại địa chỉ 483-485 Trường Chinh, phường 14, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 38123399: DĐ: 0918 060230 Website: www.congchungbayhien.com.vn.
